龙煤鸡西矿业公司智慧档案系统实现业务“一键直达”

　　“以前查工龄、岗位变动记录，要奔波多个部门；如今登录智慧化职工档案管理系统，在单位就能一键查询，既能全面掌握个人工作履历，又省去了纸质档案整理、查询、归档等繁琐流程，信息准确、省时省力，办事效率大幅提升。”龙煤鸡西矿业公司东海煤矿宣传部部长高助国谈及智慧化职工档案管理系统，感受颇深。

　　档案是企业发展的历史印记，更是服务职工、赋能管理的重要基石。近年来，该公司紧扣高质量发展与档案信息化建设要求，以智慧化职工档案管理系统建设为突破口，推动职工档案由传统纸质人工管理，向全流程数字化、智能化管理全面转型。

　　作为拥有78年建企历史、在册职工2万余人的大型煤炭国企，公司职工档案存量大、年代跨度久、管理环节多。过去，档案依赖人工整理、纸质存放、手工查阅，不仅占用大量库房空间，还存在查阅效率低、档案易老化破损，信息共享不畅、安全管控薄弱等诸多难题。为破解管理瓶颈，公司人力资源部主动作为，自2009年实现档案集中统一管理起，先后历经全面整理、信息化建设、智慧化升级三次关键跨越；2019年完成两万余名职工、108万页电子档案集中入库；2023年底完成智能档案室全面改造，档案管理实现质的飞跃。系统后续持续优化升级、常态运维提质，始终走在企业数字化转型前沿。凭借突出的实用价值与创新成效，该系统在公司第三届科技创新大会上荣获科技成果一等奖。

　　系统依托高速扫描与OCR智能识别技术，完成全部纸质档案数字化转换，可在线管理超1000万份档案资料，存储效率提升90%；以分布式云存储替代传统密集库房，物理存储空间节省超80%。搭载智能检索引擎，档案查询从以往“小时级”等待压缩至“秒级”响应，轻点鼠标即可精准定位、一键查阅，彻底告别翻箱倒柜、逐页查找的传统模式。

　　“以前查档案要在档案柜间来回找，遇上退休、政审等集中办理业务，半天都忙不完。现在系统一键检索，电子档案清晰完备，还能精准定位纸质档案存放位置，工作效率翻了几倍，差错率明显下降。”城山煤矿档案管理人员韩岩说。

　　系统兼具智能预警与大数据分析功能，可自动识别档案材料缺失、合同到期、证书有效期等信息并提前提醒督办，风控管理时效提升65%。通过职工职业轨迹、技能资质、岗位变动等数据，能够精准识别培训需求与成长短板，为人才选拔、培养、任用提供可靠支撑，让人力资源管理更加科学精准。同时，跨部门数据互联互通，实现“一键查看、零跑腿办理”，减少档案流转与人工接触，既提升职工办事便捷度与满意度，也有效降低信访纠纷，切实维护职工合法权益，筑牢企业和谐稳定根基。

　　退休办理是职工最关心的业务之一。如今，退休待遇核验从过去15天压缩至2小时，系统自动匹配工龄、岗位等关键信息，档案调取效率提升90%，既精准保障职工权益，也极大减轻基层工作压力。刚办结退休手续的原杏花煤矿职工姜彭波感慨：“本以为办退休流程繁琐，等待周期长，没想到线上调档案信息清晰完整，很快顺利办结，心里特别踏实。”

　　智慧化职工档案管理系统不仅重塑了档案管理方式，更为人力资源数字化转型树立了标杆。公司人力资源部将持续优化系统功能、深化数据应用，以数字赋能人力资源管理，为公司安全高效发展和人才队伍建设提供坚实保障。